Сколько лет нужно хранить документы: все сроки и особенности

Сроки хранения документов – факт, который каждая организация или компания должна учитывать. Отсчет срока начинается от момента его подписания или получения, и установлен он законодательством. Зачем нужно хранить документы и как долго? Какие ошибки допускаются при установлении сроков хранения и уничтожения документации? Важно знать различные сроки хранения в зависимости от вида документа, формата и места его хранения.

Вообще, сроки хранения документов устанавливаются в нормативно-правовых актах, таких как 44-ФЗ, приказы и указы органов государственной власти, а также внутренними документами каждой компании. Это регулирование необходимо для правильного ведения бухгалтерского и налогового учета, а также для обеспечения законности и защиты интересов предпринимательства.

Сроки хранения документов могут существенно различаться в зависимости от вида документа. Например, бухгалтерская отчетность должна храниться от 5 до 10 лет в зависимости от ее вида и видов экономической деятельности субъекта предпринимательства. Документы о закупках и тендерах — от 3 до 5 лет. А документы по бухучету и налоговому учету могут храниться до 7 лет. Установить правила хранения документов поможет специализированное программное обеспечение, например, 1С:Бухгалтерия или ЭДО.

Важно отметить, что при хранении документов в электронном формате срок хранения может быть дольше, поскольку он начинается от момента создания или получения электронных документов. Также особый порядок устанавливается для документов, связанных с реорганизацией и ликвидацией компании, а также для документации, необходимой для защиты прав и интересов компании в суде или других сложных ситуациях.

Кроме того, необходимо знать правила уничтожения документов. Существует таблица с видами документов и сроками их хранения. Важно учитывать, что при хранении документов не допускается их уничтожение без должной проверки и соблюдения установленной процедуры. Причиной для установления сроков хранения может быть как законодательное требование, так и особенности деятельности конкретной организации или компании.

Сколько лет хранить документы: сроки и особенности

В России срок хранения документов начинается с года, следующего за истечением срока их установления. Например, если срок хранения бухгалтерской отчетности составляет 5 лет, то хранить документы необходимо до конца 6-го года.

Сроки хранения документов устанавливаются для различных видов документов. Например, согласно 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» срок хранения документов по закупкам составляет 5 лет с момента подписания контракта.

Для бухгалтерской документации срок хранения зависит от вида документа и составляет от 4 до 10 лет. Например, бухгалтерские книги и отчетность следует хранить 10 лет, а первичные учетные документы — 5 лет.

С сентября 2024 года вступит в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», который устанавливает новые сроки хранения бухгалтерской документации. В частности, срок хранения первичных учетных документов увеличится до 7 лет.

Сроки хранения документов также зависят от формата их хранения. Так, электронные документы в электронном виде в электронном документообороте (ЭДО) и электронном архиве должны храниться в течение всего срока хранения.

Необходимость хранения документов возникает не только при осуществлении деятельности, но и после ликвидации субъекта предпринимательства. В таком случае срок хранения документов составляет 3 года с момента ликвидации.

Для актуального хранения документов многие компании используют электронные системы, такие как 1С и другие специализированные программы. Это позволяет удобно организовать хранение и поиск документов, а также сократить время на их обработку.

Важно также отметить, что сроки хранения документов могут меняться в зависимости от регулирования различных органов государственной власти. Поэтому необходимо быть внимательным к изменениям законодательства и своевременно адаптировать порядок хранения документов.

Заключение: правильное хранение документов — это обязанность каждой организации. Установленные сроки хранения документов позволяют обеспечить правильность бухгалтерского учета и закупок, а также соблюдение требований законодательства.

Задайте вопрос дежурному адвокату

Подать жалобу Обратиться в суд Как отстоять свои права Справки из банка Правильная подача документов Как взыскать долг Исполнительное производство Подать документы Необходимые действия